Μάθημα 2 Δημιουργία σχεδίου συγκέντρωσης κεφαλαίων

Οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί, αλλά και οι μικρομεσαίες επιχειρήσεις, μπορεί να ξεκινήσουν το ταξίδι τους στη συγκέντρωση κεφαλαίων χωρίς στρατηγική συγκέντρωσης κεφαλαίων. Οι ασυγχρόνιστες και μη προγραμματισμένες προσπάθειες συγκέντρωσης κεφαλαίων είναι μια συνταγή για άγχος και, τελικά, για οικονομική καταστροφή.

Ακόμη και αν η εκστρατεία ή η δραστηριότητά σας για τη χρηματοδότηση από το πλήθος είναι μικροσκοπική και θέλετε να συγκεντρώσετε μόνο μερικές εκατοντάδες δολάρια, ο οργανισμός σας χρειάζεται ένα σαφές, καλά γραμμένο σχέδιο συγκέντρωσης κεφαλαίων.

Ακόμη και αν βρίσκεστε στη δίνη των εκδηλώσεων και των τηλεφωνικών κλήσεων, ένα γραπτό σχέδιο μπορεί να σας βοηθήσει να εστιάσετε τις προσπάθειές σας, να σχεδιάσετε το ετήσιο ημερολόγιο συγκέντρωσης πόρων και να σας δώσει στρατηγική και τακτική καθοδήγηση.

Στον χαοτικό κόσμο του γραφείου ανάπτυξης, το σχέδιο συγκέντρωσης πόρων θα σας κρατήσει σε εγρήγορση.

Εξετάστε το παρελθόν σας για να ξεκινήσετε τη διαδικασία σχεδιασμού. Εξετάστε, ειδικότερα, τις δράσεις και τα στατιστικά στοιχεία του προηγούμενου έτους.

  • Ποια είναι η απάντηση; Τι συνέβη; Πόσος χρόνος και πόσα χρήματα χρειάστηκαν για να το συγκεντρώσετε;
  • Πόσα χρήματα βγάλατε το προηγούμενο έτος; Κάντε έναν κατάλογο των προσπαθειών σας για τη συγκέντρωση χρημάτων και των αποτελεσμάτων.
  • Ποια είναι τα πιο αξιοσημείωτα επιτεύγματά σας; Εξετάστε τα μέρη στα οποία ασκήσατε επιρροή και τις πιο αξιομνημόνευτες εμπειρίες σας.
  • Ποια ήταν τα πιο δύσκολα εμπόδια που αντιμετωπίσατε; Σκεφτείτε τι πήγε στραβά ή τι περαιτέρω χρόνος, προσπάθεια ή πόροι απαιτούνται.

Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει συγκεκριμένες βελτιώσεις σε συνεχιζόμενα έργα, όπως ο προγραμματισμός συχνότερων συναντήσεων με πιθανούς μεγάλους δωρητές, ή η επινόηση εντελώς νέων στόχων, όπως η εισαγωγή ενός προγράμματος επαναλαμβανόμενων δωρεών.

Πριν ξεκινήσετε, είναι σημαντικό να θέσετε τον στόχο σας. Αλλά μερικές φορές ο καθορισμός του στόχου σας μπορεί να είναι πιο δύσκολος από ό,τι πιστεύετε. Σε αυτή την περίπτωση μπορείτε να θέσετε στον εαυτό σας ορισμένες ερωτήσεις, όπως για παράδειγμα:

  • Πόσα χρήματα χρειάζεσαι;”
  • Γιατί το χρειάζεστε;, Τι σκοπεύετε να κάνετε με τα κεφάλαια που θα συγκεντρωθούν;
  • Ποιος είναι ο σκοπός του οργανισμού σας;
  • Ποιος είναι ο λειτουργικός σας προϋπολογισμός και γιατί είναι τόσο μεγάλος;
  • Έχει καθιερώσει η εταιρεία σας ένα πρόγραμμα επαναλαμβανόμενων δωρεών; Τι μπορείτε να κάνετε για να αυξήσετε τον αριθμό των δωρητών του προγράμματος;
  • Πόσο έχει συμβάλει το διοικητικό σας συμβούλιο στην επίτευξη των στόχων σας για τη συγκέντρωση πόρων και την αύξηση των υποστηρικτών σας; Τι μπορείτε να κάνετε για να τους ενθαρρύνετε;

Αφού προσδιορίσετε το ποσό  και τον λόγο για τον οποίο πρέπει να το συγκεντρώσετε, πρέπει να καταστρώσετε μια στρατηγική για την συγκέντρωση ολόκληρου του ποσού. Ποιες στρατηγικές θα χρησιμοποιήσετε φέτος για να αυξήσετε το επιθυμητό ποσό; Πόσα χρήματα συγκεντρώνετε κάθε χρόνο; Υπολογίστε τον φετινό στόχο με βάση τα χρήματα που συγκεντρώσατε πέρυσι και επίσης Πόσες συνολικές δωρεές έχετε; Πόσες πιστεύετε ότι θα μπορέσετε να επιτύχετε φέτος σε σχέση με πέρυσι;  Εμβαθύνετε εδώ και καθορίστε έναν στόχο για κάθε μία από τις μεθόδους που συμβάλλει στον γενικό σας στόχο. Η ομορφιά αυτής της μεθόδου είναι ότι διασφαλίζει ότι όλοι γνωρίζουν τις προτεραιότητές σας και τις πιθανές συνέπειες σε περίπτωση που αλλάξετε πορεία ή αποτύχετε να επιτύχετε μια προθεσμία.

Να είστε ρεαλιστές όσον αφορά τη διαθεσιμότητα και τους περιορισμούς των πόρων. Η πλειονότητα των επιχειρήσεων θα ξεκινήσει με την επανεξέταση του προϋπολογισμού της.

Προϋπολογισμός: Πόσα χρήματα απαιτούνται για τη συγκέντρωση κεφαλαίων; Υπάρχουν περιορισμοί που πρέπει να ληφθούν υπόψη, όπως περίοδοι επιχορήγησης ή δωρεές που δίνονται σε συγκεκριμένες εκστρατείες;

Προσωπικό: Κατά τη χάραξη της στρατηγικής σας για τη συγκέντρωση πόρων, λάβετε υπόψη σας την εμπειρία και το χρόνο του προσωπικού σας. Διαθέτετε τους απαραίτητους πόρους για να ξεκινήσετε μια νέα πρωτοβουλία συγκέντρωσης πόρων; Θα χρειαστεί να ξοδέψετε χρήματα για εκπαίδευση ή να βρείτε εθελοντές;

Τεχνολογία: Είναι ζωτικής σημασίας η αναβάθμιση της τεχνολογίας των ΜΜΕ σας; Τι τεχνολογία χρησιμοποιείται; Ελέγξτε αν οι τρέχουσες πλατφόρμες σας μπορούν να συνεχίσουν να αναπτύσσονται σύμφωνα με τις προσπάθειές σας ή αν ήρθε η ώρα να επενδύσετε σε νέο λογισμικό.

Η απογραφή των υφιστάμενων πόρων σας μπορεί να σας βοηθήσει να κάνετε τους στόχους σας πιο εφικτούς και να διασφαλίσετε ότι όλοι οι πόροι σας χρησιμοποιούνται στο έπακρο.

Αναγνώριση δωρητή: Αν ο οργανισμός σας θέλει να αναπτυχθεί, πρέπει να αναζητήσετε νέους χορηγούς. Η δρομολόγηση μιας νέας στρατηγικής μάρκετινγκ, η διαφοροποίηση των καναλιών μάρκετινγκ, η διεξαγωγή μιας εκστρατείας peer-to-peer, η συνεργασία με άλλες οργανώσεις και η διοργάνωση δημόσιων εκδηλώσεων αποτελούν τρόπους αύξησης των εισφορών.

Ενθουσιασμός δωρητών: Η διατήρηση των σημερινών δωρητών είναι πολύ λιγότερο δαπανηρή από την εξεύρεση νέων. Η εξατομίκευση των επικοινωνιών, η συλλογή και η χρήση του feedback των δωρητών και η παροχή λύσεων για τη διευκόλυνση των επαναλαμβανόμενων δωρεών είναι όλοι τρόποι για να διατηρήσετε τις δωρεές σας.

Αύξηση του αριθμού των σημερινών δωρητών. Η αξία του καθενός από τους συνεισφέροντες σας θα αυξηθεί με την πάροδο του χρόνου, αλλά μόνο αν τους ενθαρρύνετε να εξετάσουν το ενδεχόμενο να αυξήσουν τα επίπεδα συνεισφοράς τους. Μπορείτε να βελτιώσετε την εμπειρία των σημερινών δωρητών σας εισάγοντας ένα πρόγραμμα προγραμματισμένων δωρεών, ένα πρόγραμμα μελών, κάνοντας έρευνα προοπτικών και βελτιώνοντας με άλλο τρόπο την εμπειρία των δωρητών.

Πολλοί οργανισμοί και επιχειρήσεις κάνουν το λάθος: έχουν έναν ισχυρό προϋπολογισμό, έναν προβλέψιμο σκοπό και μια στρατηγική που περιλαμβάνει ένα υγιές σύνολο στρατηγικών συγκέντρωσης κεφαλαίων, αλλά αποτυγχάνουν να καθορίσουν χρονοδιαγράμματα και, ως εκ τούτου, δεν φαίνεται να καταφέρνουν ποτέ να κάνουν πράγματα.

Θέστε στόχους και προθεσμίες για να παρακολουθείτε την πρόοδό σας. Χρησιμοποιήστε το κατάλληλο εργαλείο για τις απαιτήσεις σας, είτε πρόκειται για ένα χάρτινο ημερολόγιο, ένα φύλλο Excel, ένα διαδικτυακό πρόγραμμα που συγχρονίζεται με άλλα αντικείμενα, είτε ένα πρότυπο που μπορείτε να κατεβάσετε. Βάλτε πρώτα στο ημερολόγιο τις καθιερωμένες υποχρεώσεις, όπως εκδηλώσεις, συνεδριάσεις του διοικητικού συμβουλίου, προθεσμίες επιχορηγήσεων και διακοπές του προσωπικού.

Η οργάνωση του σχεδίου συγκέντρωσης χρημάτων σας απευθύνει εκκλήσεις που είναι δύσκολες όχι μόνο στην αρχή αλλά και καθ’ όλη τη διάρκεια της διαδικασίας. Με βάση αυτό είναι ζωτικής σημασίας να επικεντρωθείτε επίσης στην κατάλληλη ολοκλήρωση του σχεδίου συγκέντρωσης κεφαλαίων σας. Προφανώς κανείς δεν περιμένει από τις ΜΜΕ και τους ΝΕΤ ανθρώπους να είναι υπερεξειδικευμένοι ή απόλυτα έμπειροι όσον αφορά τη διαδικασία συγκέντρωσης κεφαλαίων. Ωστόσο, είναι σημαντικό να έχετε αποτυπωμένο στο μυαλό σας τι πρέπει να κάνετε από την αρχή μέχρι το τέλος.

Εάν είστε άτομο με ΝΕΕΤ ή ΜΜΕ ή οργανισμός/επιχείρηση, υπάρχουν ορισμένες τακτικές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να βεβαιωθείτε ότι θα διατηρήσετε την εστίαση και θα ολοκληρώσετε το σχέδιο συγκέντρωσης κεφαλαίων:

  • Δημιουργήστε ένα σύστημα λογοδοσίας. Αποφασίστε πώς θα αναθέτετε και θα παρακολουθείτε ορισμένα έργα για να βεβαιωθείτε ότι όλοι θα ολοκληρώνουν τα καθήκοντά τους. Μπορείτε, για παράδειγμα, να αντιστοιχίσετε τα μέλη της ομάδας σε ζευγάρια ή να αναθέσετε κάθε εργασία σε ένα συγκεκριμένο άτομο χρησιμοποιώντας το λογισμικό διαχείρισης έργων.
  • Αποκλείστε χρόνο για εργασίες υψηλής προτεραιότητας. Επιλέξτε τις εργασίες που είναι πιο σημαντικές για εσάς και, στη συνέχεια, Αφιερώστε χρόνο για την ολοκλήρωσή τους. Για παράδειγμα, μπορείτε να ορίσετε έναν συγκεκριμένο χρόνο για να τηλεφωνείτε σε συνεισφέροντες και να παρακολουθείτε σημαντικές προοπτικές δωρεάς.
  • Πραγματοποιήστε τακτικές συναντήσεις ελέγχου της ομάδας. Η συμμετοχή στις συναντήσεις του προσωπικού θα σας δώσει την ευκαιρία να ελέγξετε την πρόοδο όλων, να συζητήσετε πληροφορίες και να κάνετε σχέδια για να ξεμπλοκάρετε όποιον μπορεί να έχει κολλήσει σε ένα έργο.

Φροντίστε να τους ενημερώνετε για τα επιτυχημένα εγχειρήματα της ομάδας. Αν η ομάδα σας δεν πετύχει το στόχο της, αφιερώστε χρόνο για να αναλύσετε τι θα μπορούσε να είχε γίνει πιο αποτελεσματικά και να δημιουργήσετε ένα λεπτομερές σχέδιο για το πώς θα προχωρήσετε στο μέλλον.

Αυτό το έργο διατίθεται με άδεια χρήσης Creative Commons Attribution-NonCommercial 4.0 International License.

Η υποστήριξη της Ευρωπαϊκής Επιτροπής για την παραγωγή της παρούσας έκδοσης δεν συνιστά έγκριση του περιεχομένου, το οποίο αντικατοπτρίζει τις απόψεις μόνο των συγγραφέων, και ο εθνικός οργανισμός και η Επιτροπή δεν μπορούν να θεωρηθούν υπεύθυνοι για οποιαδήποτε χρήση των πληροφοριών που περιέχονται σε αυτήν.