Μάθημα 2 Πώς να μείνετε οργανωμένοι χωρίς χαρτιά – Τρόποι για να γίνετε paperless

Εξασκήστε και ενθαρρύνετε την επαναχρησιμοποίηση του χαρτιού – μην σπαταλάτε χαρτί που χρησιμοποιείται στη μία πλευρά, όταν αυτό δεν περιέχει προσωπικά δεδομένα και μπορεί να επαναχρησιμοποιηθεί για τη λήψη σημειώσεων, τη λογοδοσία, ακόμη και για εκτύπωση στην πίσω πλευρά.

Εξασκήστε και ενθαρρύνετε την ανακύκλωση χαρτιού – χρησιμοποιήστε τον κατάλληλο κάδο για χαρτιά, χαρτόνι, χρησιμοποιήστε ασκήσεις οικοδόμησης ομάδων ως ευαισθητοποίηση για την ανάπτυξη της συνεργασίας και της δημιουργικότητας της ομάδας, χρησιμοποιήστε το χαρτί που πρέπει να πεταχτεί για άλλους σκοπούς, χρησιμοποιήστε ανακυκλωμένο χαρτί εκτύπωσης.

Δημιουργήστε μια πολιτική γραφείου χωρίς χαρτί, κανόνες γραφείου – τι πρέπει να κάνετε για να έχετε λιγότερο χαρτί, πώς να αποφεύγετε την εκτύπωση και σε ποιες περιπτώσεις- ποιες εφαρμογές μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να αντικαταστήσουν την περιττή εκτύπωση.

Ξεφορτωθείτε το κλασικό στυλό και το χαρτί, πάρτε ένα tablet ή smartphone και μια γραφίδα ή χρησιμοποιήστε τα δάχτυλά σας αν συνηθίζετε να γράφετε με το χέρι.

Εφαρμόστε ένα σύστημα ψηφιακής αρχειοθέτησης και απαλλαγείτε από κούτες με χαρτιά και φυσικό αποθηκευτικό χώρο, ακόμη και αρχεία όπου πληρώνετε γι’ αυτό, εξοικονομώντας χρήματα από τη λιγότερη ή καθόλου αποθήκευση φυσικών (σκληρών) αντιγράφων.

Χρησιμοποιήστε την ηλεκτρονική υπογραφή – μην εκτυπώνετε και μην σαρώνετε, μόνο όταν υπογράφετε συμβάσεις ή διάφορα έγγραφα που απαιτούν υπογραφή ή/και σφραγίδα, υπογράψτε ψηφιακά και τοποθετήστε τη σφραγίδα απευθείας στα έγγραφα PDF ή Word.

Ηλεκτρονικός λογαριασμός – αποφύγετε την εκτύπωση τιμολογίων, στείλτε τα αντ’ αυτού μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή μέσω WhatsApp (μια καλή εφαρμογή που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε χάρη στη λειτουργία ανάγνωσης αποδείξεων) ή απευθείας μέσω εφαρμογών ή προγραμμάτων τιμολόγησης. Επίσης, όταν λαμβάνετε τιμολόγια, μην τα εκτυπώνετε, αλλά τα ταξινομείτε και τα αποθηκεύετε ηλεκτρονικά. Είναι πιο εύκολο να τα επεξεργαστείτε ή να τα στείλετε σε έναν κοινόχρηστο φάκελο με τον λογιστή σας, με πρόσβαση σε αυτά σε πραγματικό χρόνο.

Πληρώστε με κάρτα ή μέσω τραπεζικών εφαρμογών, όχι με μετρητά. Με αυτόν τον τρόπο, χρησιμοποιείται λιγότερο χαρτί για την παραγωγή χαρτονομισμάτων. Επίσης, χρησιμοποιήστε την ηλεκτρονική απόδειξη – κατάσταση τραπεζικού λογαριασμού που κατεβαίνει σε pdf και δεν χρειάζεται εκτύπωση.

Αυτό το έργο διατίθεται με άδεια χρήσης Creative Commons Attribution-NonCommercial 4.0 International License.

Η υποστήριξη της Ευρωπαϊκής Επιτροπής για την παραγωγή της παρούσας έκδοσης δεν συνιστά έγκριση του περιεχομένου, το οποίο αντικατοπτρίζει τις απόψεις μόνο των συγγραφέων, και ο εθνικός οργανισμός και η Επιτροπή δεν μπορούν να θεωρηθούν υπεύθυνοι για οποιαδήποτε χρήση των πληροφοριών που περιέχονται σε αυτήν.