Lezione 2 Come Rimanere Organizzati Senza Carta – Modi per non usarla

Praticare e incoraggiare il riutilizzo della carta – non sprecare la carta usata su un lato quando non contiene dati personali e può essere riutilizzata per prendere appunti, rendere conto, anche per stampare sul retro.

Praticare e incoraggiare il riciclaggio della carta – utilizzare un apposito cestino per la carta e il cartone, utilizzare esercizi di team building per sviluppare la cooperazione e la creatività del gruppo, utilizzare la carta che deve essere buttata per altri scopi, utilizzare carta da stampa riciclata.

Creare una politica per l’ufficio senza carta, regole per l’ufficio – cosa fare per avere meno carta, come evitare di stampare e in quali situazioni; quali sono le app da usare per sostituire le stampe non necessarie.

Liberatevi della classica carta e penna, prendete un tablet o uno smartphone e uno stilo o usate le dita se siete abituati a scrivere a mano.

Implementate un sistema di archiviazione digitale, liberandovi di scatole di carta e di spazio di archiviazione fisico, anche gli archivi a pagamento, risparmiando denaro grazie alla minore o nulla archiviazione di copie fisiche (cartacee).

Usate la firma elettronica – non stampate e scannerizzate, ma solo quando firmate contratti o altri documenti che richiedono la firma e/o il timbro, firmate digitalmente e mettete il timbro direttamente sui documenti PDF o Word.

E-Accounting – evitate di stampare le fatture, inviatele per e-mail o tramite WhatsApp (un’ottima app da utilizzare grazie alla funzione di lettura delle ricevute) o direttamente tramite app o programmi di fatturazione. Inoltre, quando ricevete le fatture, non stampatele, ma smistatele e archiviatele elettronicamente. È più facile lavorarci o inviarle in una cartella condivisa con il vostro commercialista, con accesso in tempo reale.

Pagate con carta o tramite app bancaria, non in contanti. In questo modo si utilizza meno carta per produrre carta moneta. Inoltre, utilizzate la prova online – l’estratto conto bancario che viene scaricato in pdf e non deve essere stampato.

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