Lezione 2 Creare il vostro modello di comunicazione ottimale

Qualsiasi strategia di campagna di raccolta fondi dovrebbe iniziare con uno studio dei rapporti dei cicli precedenti e con l’attuazione dei loro consigli. Lo stesso vale per un piano di comunicazione.

Controllate i seguenti elementi nelle vostre verifiche:

Esaminare i tassi di risposta e il ROI per ogni modalità di comunicazione (e-mail, social media, SMS e così via).

Soddisfazione dei dipendenti: Quanto è stato facile o difficile per loro contattare e seguire i donatori? Hanno qualche raccomandazione per migliorare la comunicazione?

Soddisfazione dei donatori: I sondaggi testuali possono essere utilizzati per ottenere un feedback sulle precedenti tattiche di comunicazione della raccolta fondi.

Utilizzando l’analisi SWOT, esaminate i punti di forza, le debolezze, le opportunità e le minacce della vostra precedente strategia di comunicazione per la raccolta fondi.

Stabilire le finalità e gli obiettivi per il ciclo in corso durante la revisione dei rapporti precedenti. In questo momento, la conoscenza degli obiettivi del ciclo vi consentirà di:

  • confrontare le tattiche e i risultati delle precedenti raccolte fondi
  • fare scelte più consapevoli su cosa continuare e cosa abbandonare.

Non esistono due donatori uguali: possono variare in termini di entità delle donazioni, frequenza delle stesse o motivazioni. Allo stesso modo, sono necessarie diverse strategie per personalizzare la messaggistica per ognuno di loro. Per questo motivo, nella vostra strategia di comunicazione per la raccolta fondi, avete bisogno di liste di donatori segmentate, in modo da poter indirizzare individualmente ogni lista con messaggi pertinenti.

Questo è il momento di pianificare i messaggi da inviare ai potenziali finanziatori e sostenitori. Il messaggio del vostro piano di comunicazione per la raccolta fondi deve essere coerente con gli obiettivi e il pubblico.

Per esempio, se volete migliorare la fidelizzazione dei donatori, il vostro messaggio non dovrebbe concentrarsi sui benefici del contributo, ma piuttosto sui motivi per cui le persone dovrebbero continuare a donare.

Il passo successivo consiste nel selezionare il modo in cui comunicare la raccolta fondi ai potenziali donatori e sostenitori. Cosa tenere in considerazione quando si decidono le strategie di comunicazione:

  • Le forme di comunicazione che preferite sono semplici da personalizzare? Avete avuto successo con esse in passato?
  • Quali strumenti sono necessari per le forme di comunicazione che preferite? Li possedete già? (Per esempio, denaro, hardware, software di messaggistica o di chiamata, ecc.)
  • I donatori apprezzano queste tecniche? (Conducete una ricerca sulle vostre tendenze di donazione e sui tassi di successo).

Creare dei team e assegnare loro degli obiettivi per il completamento di ogni fase della campagna di comunicazione per la raccolta fondi.

Assegnate i team con i seguenti passaggi:

  • Determinare le competenze necessarie per ogni fase e per ogni tecnica di comunicazione.
  • Determinare il numero di persone necessarie per ogni fase e per gestire ogni forma di comunicazione. La formazione per tutti i volontari e i membri dello staff, in particolare per quelli alle prime armi (ad esempio, il team che esamina le campagne precedenti potrebbe aver bisogno di più volontari di quello responsabile della formulazione di obiettivi e finalità).
  • Dichiarare obiettivi e date di scadenza.
  • Considerate la possibilità di includere grafici di avanzamento, rapporti sugli errori e aggiornamenti regolari.

Il grado di preparazione è la distinzione fondamentale tra un lancio soft e un lancio hard.

Il lancio soft è la breve fase pre-campagna durante la quale si entra in contatto con i maggiori sostenitori e finanziatori e si sollecita il loro sostegno finanziario. Questo lancio avviene normalmente una o due settimane prima dell’attuazione della strategia di comunicazione per la raccolta di fondi.

Un lancio “hard”, d’altra parte, significa che tutto è già pronto e pronto a partire.

Questi primi contributi aiutano la campagna a prendere piede e a motivare i nuovi donatori o quelli più modesti a versare altri contributi.

Le comunicazioni di raccolta fondi possono quindi entrare in un lancio “hard”, durante il quale invitate tutti i vostri sostenitori a partecipare alla campagna.

Stabilire obiettivi quantificabili all’inizio della campagna consente di monitorare lo sviluppo nel tempo. È possibile mantenere le tattiche attuali o modificarle in base ai risultati. Mentre la campagna è in corso, tenete traccia delle seguenti metriche:

  1. Il numero di nuovi visitatori del sito web: Google Analytics è un ottimo strumento per tracciare le statistiche dei visitatori del sito web, compreso il numero di nuovi visitatori, la loro provenienza e altre informazioni.
  2. Driver del traffico del sito web: Da quali fonti (link di posta elettronica, link di testo, ricerche su Google, menzioni sui social media, ecc.
  3. Risposte alle e-mail: Utilizzate il vostro strumento di email marketing per tracciare queste metriche.
  4. Impegno sui social media: Per valutare il grado di coinvolgimento sui social media di questa campagna, tenete traccia di menzioni, like, condivisioni e commenti sui social media.
  5. Opt-in via SMS: È necessario monitorare il numero di persone che effettuano l’opt-in quando viene distribuita la parola chiave e il codice breve/lungo.
  6. Risposte agli SMS: È possibile tenere traccia delle risposte ottenute utilizzando un programma di messaggistica di testo come CallHub.

Chiamate telefoniche a numeri sbagliati/con nessuna risposta: Se avete numeri sbagliati, è necessario trovare modi alternativi per contattare i donatori.

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