Lezione 2 Creazione di un piano di raccolta fondi

Le organizzazioni non profit e anche le PMI possono iniziare il loro percorso di raccolta fondi senza una strategia di raccolta fondi; ma gli sforzi devoluti ad una raccolta fondi non organizzata e non programmata sono una ricetta per lo stress e, infine, per la rovina finanziaria.

Anche se la vostra campagna o attività di crowdfunding è piccola e volete raccogliere solo poche centinaia di dollari, la vostra organizzazione ha bisogno di un piano di raccolta fondi chiaro e ben scritto.

Anche se siete nel pieno di eventi, mailing e telefonate, un piano scritto può aiutarvi a concentrare gli sforzi, a pianificare il calendario annuale della raccolta fondi e a fornire una guida strategica e tattica.

Nel mondo caotico dell’ufficio sviluppo, il vostro piano di raccolta fondi vi manterrà tranquilli e lucidi.

Esaminate il vostro passato per iniziare il processo di pianificazione. Esaminate, in particolare, le azioni e le statistiche dell’anno precedente.

  • Esaminate il vostro passato per iniziare il processo di pianificazione. Esaminate, in particolare, le azioni e le statistiche dell’anno precedente.
  • Qual è la risposta? Cosa è successo? Quanto tempo e quanto denaro avete impiegato per raccogliere?
  • Quanto denaro avete guadagnato l’anno precedente? Fate un elenco delle vostre iniziative di raccolta fondi e dei relativi risultati.
  • Quali sono i vostri risultati più significativi? Esaminate i luoghi in cui avete avuto un impatto e le esperienze più memorabili.
  • Quali sono stati gli ostacoli più impegnativi che avete affrontato? Considerate cosa è andato storto o cosa richiede ulteriore tempo, impegno o risorse.

Questa analisi  potrebbe comportare miglioramenti specifici ai progetti in corso, come programmare incontri più frequenti con i possibili maggiori donatori, o inventare obiettivi completamente nuovi, come introdurre un programma di donazioni ricorrenti.

Prima di iniziare è importante fissare il proprio obiettivo. Ma a volte stabilire il proprio obiettivo potrebbe essere più difficile di quanto si possa credere. In questo caso potete porvi alcune domande, ad esempio:

  • Di quanto denaro avete bisogno?
  • Perché ne avete bisogno? Cosa intendete fare con i fondi raccolti?
  • Qual è lo scopo della vostra organizzazione?
  • Qual è il vostro budget operativo e perché è così elevato?
  • La vostra azienda ha istituito un programma di donazioni ricorrenti? Cosa potete fare per aumentare il numero di donatori del programma?
  • Quanto ha contribuito il vostro consiglio di amministrazione agli obiettivi di raccolta fondi e di crescita dei sostenitori? Cosa si può fare per incoraggiarli a lavorare di più?

Una volta stabilito quanto dovete raccogliere e perché dovete farlo, dovete elaborare una strategia per raccogliere l’intera somma. Quali strategie utilizzerete quest’anno per aumentare la somma desiderata? Quanto denaro raccogliete ogni anno? Calcolate l’obiettivo di quest’anno in base ai fondi raccolti l’anno scorso e a quante donazioni totali avete? Quante pensate di riuscire a raggiungere quest’anno rispetto all’anno scorso? Approfondite questo aspetto e stabilite un obiettivo per ciascuno dei metodi che contribuisca al vostro scopo generale. Il vantaggio di questo metodo è che garantisce che tutti siano consapevoli delle vostre priorità e delle possibili conseguenze se cambiate rotta o non raggiungete una scadenza.

Siate realistici sulla disponibilità e sulle restrizioni delle risorse. La maggior parte delle aziende inizia con una revisione del proprio budget.

Budget: Quanto denaro è necessario per la raccolta fondi? Ci sono limitazioni da considerare, come i periodi di sovvenzione o le donazioni concesse a determinate campagne?

Staff: Nel definire la strategia di raccolta fondi, bisogna tenere conto dell’esperienza e del tempo a disposizione del personale. Avete le risorse necessarie per avviare una nuova iniziativa di raccolta fondi? Dovrete spendere soldi per la formazione o trovare volontari?

Tecnologia: È fondamentale aggiornare la tecnologia della vostra PMI? Di quale tecnologia dispone attualmente? Verificate se le piattaforme attuali possono continuare a crescere in linea con i vostri sforzi o se è il momento di investire in un nuovo software.

Fare un inventario delle vostre risorse attuali può aiutarvi a rendere i vostri obiettivi più raggiungibili e a garantire che tutte le vostre risorse siano utilizzate al massimo delle loro potenzialità.

Identificazione dei donatori: Se la vostra organizzazione vuole crescere, deve acquisire nuovi donatori. Lanciare una nuova strategia di marketing, diversificare i canali di marketing, condurre una campagna peer-to-peer, collaborare con altre organizzazioni e organizzare eventi pubblici sono tutti modi per aumentare i contributi.

Fervore dei donatori: Mantenere i donatori attuali è molto meno costoso che trovarne di nuovi. Personalizzare le comunicazioni, raccogliere e utilizzare i feedback dei donatori e fornire soluzioni per facilitare le donazioni ricorrenti sono tutti modi per mantenere le donazioni.

Aumentare il numero di donatori attuali: Il valore di ciascuno dei vostri donatori crescerà nel tempo, ma solo se li incoraggerete a prendere in considerazione la possibilità di aumentare i loro livelli di contribuzione. Potete migliorare l’esperienza dei vostri attuali donatori introducendo un programma di donazioni programmate, un programma di affiliazione, facendo ricerche sui potenziali donatori e migliorando in altro modo l’esperienza dei donatori.

Molte organizzazioni e aziende commettono questo errore: hanno un bilancio solido, uno scopo prevedibile e una strategia che include un solido insieme di strategie di raccolta fondi, ma non riescono a stabilire delle scadenze e quindi sembrano non riuscire mai a portare a termine le cose.

Stabilite obiettivi e scadenze che vi aiutino a monitorare i vostri progressi. Utilizzate lo strumento più adatto alle vostre esigenze, che si tratti di un calendario cartaceo, di un foglio Excel, di un programma online che si sincronizza con altri oggetti o di un modello scaricabile. Mettete al primo posto del calendario gli obblighi stabiliti, come eventi, riunioni del consiglio di amministrazione, scadenze delle sovvenzioni e ferie del personale.

L’organizzazione del piano di raccolta fondi è difficile non solo all’inizio, ma anche durante l’intero processo. Per questo motivo è fondamentale concentrarsi anche sul completamento del piano di raccolta fondi. Ovviamente nessuno si aspetta che le PMI e i NEET siano troppo qualificati o totalmente esperti nel processo di raccolta fondi. Tuttavia, è importante avere impresso nella mente ciò che si deve fare dall’inizio alla fine.

Se siete un NEET, una PMI o un’organizzazione/impresa, ci sono alcune tattiche da utilizzare per assicurarsi di mantenere la concentrazione e portare a termine il proprio piano di raccolta fondi:

  • Creare un sistema di responsabilità. Decidete come assegnare e monitorare determinati progetti per assicurarvi che tutti portino a termine i loro compiti. Potete, ad esempio, mettere in coppia i membri del team o assegnare ogni incarico a una persona specifica utilizzando il vostro software di gestione dei progetti.
  • Ritagliate del tempo per le attività ad alta priorità. Scegliete i compiti più importanti per voi, e poi ritagliate del tempo per portarli a termine. Ad esempio, potete riservare un certo tempo per chiamare i collaboratori e per seguire i potenziali donatori.
  • Regolari riunioni di gruppo. Partecipare alle riunioni del personale vi darà la possibilità di controllare i progressi di tutti, di discutere le informazioni e di fare piani per sbloccare chi è bloccato in un progetto.

Assicuratevi di informarli e di festeggiare quando il vostro team raggiunge il successo. Se il team non raggiunge l’obiettivo prefissato, prendetevi il tempo per analizzare ciò che potrebbe essere stato fatto in modo più efficace e create un piano dettagliato per come procedere in futuro.

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