Lecția 2 Cum să rămâi organizat fără hârtii – Modalități de a renunța la hârtii

Practică și încurajează reutilizarea hârtiei – nu irosi hârtia folosită pe o parte atunci când aceasta nu conține date cu caracter personal și poate fi reutilizată pentru a lua notițe, a socoti, chiar și pentru a imprima pe verso.

Practică și încurajează reciclarea hârtiei – folosește coșul de gunoi adecvat pentru hârtii, carton, folosește exercițiile de team building pentru a dezvolta cooperarea și creativitatea echipei, folosește hârtia care trebuie aruncată în alte scopuri, folosește hârtie reciclată când listezi.

Creează o politică de birou fără hârtie, reguli de birou – ce trebuie să faci pentru a avea mai puțină hârtie, cum să eviți imprimarea și în ce situații; ce aplicații pot fi folosite pentru a înlocui imprimarea inutilă.

Scapă de pix și hârtie, ia o tabletă sau un smartphone și un stylus sau folosește-ți degetele dacă ești obișnuit să scrii de mână.

Implementează un sistem de arhivare digitală, eliminând cutiile de hârtii și spațiul fizic de depozitare, chiar și arhivele pentru care trebuie să plătești, economisește bani datorită stocării mai puține sau inexistente a copiilor fizice (pe hârtie).

Folosește semnătura electronică – nu imprima și nu scana, doar atunci când semnezi contracte sau alte documente care necesită semnătură și/sau ștampilă, semnează în schimb digital și pune ștampila direct pe documentele PDF sau Word.

E-Accounting (Contabilitatea electronică)– evită să tipărești facturile, trimite-le în schimb prin e-mail sau prin WhatsApp (o aplicație bună de folosit datorită funcției de citire a chitanței) sau direct prin aplicații sau programe de facturare. De asemenea, atunci când primești facturi, nu le imprima, sortează-le și stochează-le în schimb în format electronic. Este mai ușor să lucrezi cu ele sau să le trimiți într-un dosar partajat cu contabilul tău, având acces în timp real la ele.

Plătește cu cardul sau prin aplicații bancare, nu cu numerar. În acest fel, se folosește mai puțină hârtie pentru a face hârtie monetară. De asemenea, folosește dovada online – extrasul de cont bancar care se descarcă în format pdf și nu trebuie tipărit.

Această lucrare este licențiată sub licența Creative Commons Attribution-NonCommercial 4.0 International License.

Sprijinul acordat de Comisia Europeană pentru realizarea acestei publicații nu constituie o aprobare a conținutului, care reflectă doar opiniile autorilor, iar Agenția Națională și Comisia nu pot fi considerate responsabile pentru orice utilizare care ar putea fi dată informațiilor conținute în aceasta.