Lecția 2 Elaborarea planului de comunicare perfect

Orice strategie de campanie de strângere de fonduri ar trebui să înceapă cu un studiu al rapoartelor ciclurilor anterioare și cu punerea în aplicare a sfaturilor acestora. Același lucru se poate spune și despre un plan de comunicare.Verificați următoarele elemente în cadrul auditurilor:

Examinați ratele de răspuns și ROI pentru fiecare mod de comunicare (e-mail, social media, SMS și așa mai departe).Gradul de satisfacție al angajaților. Cât de ușor sau dificil a fost pentru ei să contacteze și să urmărească donatorii? Au vreo recomandare pentru îmbunătățirea comunicării?

Satisfacția donatorilor: Sondajele prin SMS pot fi utilizate pentru a obține feedback cu privire la tacticile anterioare de comunicare pentru strângerea de fonduri. Utilizând analiza SWOT, examinați punctele forte, punctele slabe, oportunitățile și amenințările strategiei dvs. anterioare de comunicare pentru strângerea de fonduri.

Stabiliți scopurile și obiectivele pentru ciclul actual, verificând în același timp rapoartele anterioare. În acest moment, cunoașterea obiectivelor ciclului vă va permite să:

  • comparați tacticile și rezultatele eforturilor anterioare strângerii de fonduri
  • faceți alegeri mai bine fundamentate cu privire la ceea ce trebuie continuat și la ce trebuie renunțat

Nu există doi donatori identici; aceștia pot varia în ceea ce privește mărimea donației, frecvența donațiilor sau motivațiile. În mod similar, aveți nevoie de diverse strategii pentru a personaliza mesajele pentru fiecare dintre ei. Acesta este motivul pentru care aveți nevoie de liste de donatori segmentate în strategia de comunicare pentru strângerea de fonduri, astfel încât să puteți ținti individual fiecare listă cu mesaje relevante.

Acesta este momentul în care trebuie să planificați mesajele pe care doriți să le trimiteți potențialilor finanțatori și susținători. Mesajele din planul de comunicare pentru strângerea de fonduri trebuie să fie în concordanță cu obiectivele și publicul vostru.

De exemplu, dacă doriți să îmbunătățiți retenția donatorilor, mesajele dvs. nu ar trebui să se concentreze pe beneficiile contribuției, ci mai degrabă pe motivele pentru care oamenii ar trebui să continue să doneze.

Următorul pas este selectarea modului în care le veți spune potențialilor contributori și susținători despre campania dvs. de strângere de fonduri.  Ce trebuie să luați în considerare în timp ce decideți strategiile de comunicare:

  • Fac personalizarea simplă?Ați avut succes cu ele în trecut?
  • Ce instrumente sunt necesare pentru formele de comunicare pe care le preferați? Le dețineți deja? (De exemplu, bani, hardware, software de mesagerie sau de apelare, etc.).
  • Donatorii apreciază în prezent aceste tehnici? (Efectuați cercetări cu privire la tendințele și ratele de succes ale donatorilor)

Stabiliți echipe și dați-le obiective pentru finalizarea fiecărei etape a campaniei de comunicare pentru strângerea de fonduri.

Repartizați echipele după cum urmează:

  • Stabiliți setul de competențe necesare pentru fiecare etapă și pentru fiecare tehnică de comunicare.
  • Stabiliți câte persoane sunt necesare pentru fiecare etapă și pentru a gestiona fiecare formă de comunicare.
  • Desfășurați cursuri de formare pentru toți voluntarii participanți și membrii personalului, în special pentru cei care se află la prima experiență (de exemplu, este posibil ca echipa care analizează campaniile anterioare să aibă nevoie de mai mulți voluntari decât cea responsabilă cu formularea scopurilor și obiectivelor). 
  • Precizați scopurile și datele limită.
  • Luați în considerare includerea unor grafice de progres, raportarea defecțiunilor și actualizări regulate.

Gradul de pregătire este elementul cheie care face diferența între o lansare ușoară și o lansare dură.

O lansare ușoară este o scurtă fază de precampanie în timpul căreia luați legătura cu cei mai mari susținători și finanțatori ai voștri și le solicitați sprijinul financiar. Această lansare are loc, în mod normal, cu una sau două săptămâni înainte de punerea în aplicare a strategiei de comunicare pentru strângerea de fonduri.

O lansare dură, pe de altă parte, înseamnă că totul este pregătit și gata de plecare.

Aceste contribuții timpurii vă ajută campania să prindă contur și să motiveze donatorii noi sau modești să facă mai multe contribuții.

Mesajele de comunicare pentru strângerea de fonduri pot intra apoi într-o lansare dură, în timpul căreia îi invitați pe toți susținătorii dvs. să participe la campanie.

Stabilirea unor obiective cuantificabile la începutul campaniei vă permite să monitorizați evoluția în timp. Puteți rămâne la tacticile actuale sau le puteți ajusta în funcție de rezultate..

În timpul desfășurării campaniei, urmăriți acești indicatori:

  1. Numărul de vizitatori noi ai site-ului web: Google Analytics este un instrument excelent pentru a urmări statisticile privind vizitatorii site-ului web, inclusiv numărul de vizitatori noi, de unde au venit și alte informații.
  2. Trafic pe site-ul web: Din ce surse (linkuri de e-mail, linkuri de text, căutări Google, mențiuni în social media etc.) provin vizitatorii
  3. Răspunsurile prin e-mail: Folosiți instrumentul de marketing din e-mail pentru a urmări acești parametri.
  4.  Angajamentul în social media: Pentru a evalua gradul de implicare în social media pentru această campanie, urmăriți mențiunile, like-urile, share-urile și comentariile din social media.
  5. SMS opt-in-uri: Cantitatea de persoane care optează să fie monitorizată atunci când distribuiți cuvântul cheie și codul scurt/cod lung.
  6. Răspunsurile prin SMS: Puteți urmări răspunsurile pe care le primiți folosind un program de mesaje text, cum ar fi CallHub.
  7. Apeluri telefonice la numere greșite/ fără răspuns: Dacă aveți numere rele, trebuie să găsiți modalități alternative de a contacta donatorii

https://www.eacea.ec.europa.eu/about-eacea/visual-identity/visual-identity-programming-period-2021-2027/european-flag-emblem-and-multilingual-disclaimer_en

Această lucrare este licențiată sub licența Creative Commons Attribution-NonCommercial 4.0 International License.

Sprijinul acordat de Comisia Europeană pentru realizarea acestei publicații nu constituie o aprobare a conținutului, care reflectă doar opiniile autorilor, iar Agenția Națională și Comisia nu pot fi considerate responsabile pentru orice utilizare care ar putea fi dată informațiilor conținute în aceasta.